行業(yè)背景

當前，管理信息化在國際上已經(jīng)得到了非常普遍的應用，已經(jīng)成為企業(yè)保持核心競爭力的重要手段之一。外貿行業(yè)又是我們國家主要經(jīng)濟支柱產(chǎn)業(yè)，也是國家對外的一道經(jīng)濟窗口，它所直接面對的必然是國際大市場(chǎng)和國際同行的競爭。隨著(zhù)信息產(chǎn)業(yè)技術(shù)的發(fā)展，信息管理系統在外貿企業(yè)也和在其他企業(yè)一樣得到了廣泛的應用和發(fā)展。同時(shí)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的成熟以及電子商務(wù)的興起，為我國外貿領(lǐng)域的應用和發(fā)展開(kāi)辟了廣闊的前景。

管理問(wèn)題

1.  外貿財務(wù)核算具有多幣制、核算復雜等多種特點(diǎn)，因而能夠滿(mǎn)足一般行業(yè)核算要求的財務(wù)軟件很難滿(mǎn)足外貿企業(yè)的需求；

2.  由于外貿行業(yè)參與國際貿易的單位繁多，同時(shí)貿易涉及到多個(gè)國家，政策的變化會(huì )導致業(yè)務(wù)的不確定性;

3.  在傳統的商貿過(guò)程中，頻繁多變的報價(jià)計算及大量單證，發(fā)票作業(yè)給業(yè)務(wù)人員加大了工作量。

4.  在傳統手工進(jìn)行庫存業(yè)務(wù)處理狀態(tài)下必然會(huì )導致出口業(yè)務(wù)與生產(chǎn)備貨環(huán)節脫節，容易造成發(fā)貨延誤或庫存積壓；

5.  由于外貿企業(yè)業(yè)務(wù)員高度集權制，使得領(lǐng)導很難進(jìn)行業(yè)務(wù)監控；而企業(yè)決策層及財務(wù)人員對最為關(guān)心的客戶(hù)資信，商品貢獻等很難得到正確評估，增大了公司的貿易風(fēng)險。管理審批工作也無(wú)法根據業(yè)務(wù)需求多層多級設置，容易造成企業(yè)運轉監控不嚴；對于相關(guān)管理機構的數據有很大部分來(lái)源于其管轄的外貿企業(yè)。而目前企業(yè)應用軟件與管理部門(mén)應用軟件一般又無(wú)直接接口。另外由于體制等多種因素，往往這些相關(guān)部門(mén)對外貿企業(yè)具有一定的約束力。

解決方案

 設計思想

1.  通易ERP系統融合眾多外貿企業(yè)的先進(jìn)管理經(jīng)驗，設計出規范可行且靈活可自定制的業(yè)務(wù)操作流程，以適應業(yè)務(wù)擴充和管理改變；

2.  采用的C/S與B/S結構相結合的設計思想，解決業(yè)務(wù)的地域性分布問(wèn)題；

3.  采用SQL Server/Oracle/Sybase等大型數據庫作為后臺進(jìn)行數據庫的集約管理；

4.  提供可擴展的外掛的自擴展應用平臺，以適應業(yè)務(wù)的增長(cháng)的需要；

5.  采用先進(jìn)的查詢(xún)技術(shù)進(jìn)行深度的數據挖掘，從而滿(mǎn)足管理上多層面的需求；

6.  多系統無(wú)縫連接，異地同庫，達到真正意義上的數據共享，避免重復勞動(dòng)，從而真正提高企業(yè)運作效率；

7.  開(kāi)放式數據結構，使系統能適應數據增容的需要，并能基于業(yè)務(wù)實(shí)際自定制；

8.  采用統一的碼制，明細編碼級次，建立和維護體系內部一致性；

9. 提供實(shí)用的軟件工具，用以方便維護系統的健康；

10.  除操作系統的安全解決方案外，提供權級的共享數據的安全以及深層的數據安全（數據的可回溯性和一致性）機制，輔以網(wǎng)絡(luò )層的安全解決方案；

功能特點(diǎn)

1.  規范業(yè)務(wù)流程

2.  明確部門(mén)職能、崗位職責

3.  強化逐級審批制度

4.  建立完整的客戶(hù)管理體系

5. 加強貿易風(fēng)險控制

6.  加強資金、物流風(fēng)險控制

7.  數據信息時(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)共享

8.  提供科學(xué)的決策支持數據

9.  強大靈活的自定義

10.  可擴展性

總體框架

針對外貿行業(yè)的信息化需求狀況，推出國外外貿專(zhuān)家企業(yè)管理系統，并以此系統為基礎提供專(zhuān)門(mén)的外貿行業(yè)解決方案，該系統解決方案分為三個(gè)層次，以業(yè)務(wù)管理系統為核心，以基礎信息、系統維護支持系統為基礎，在業(yè)務(wù)操作過(guò)程中施加控制管理以及數據信息采集，從而實(shí)現科學(xué)的決策分析。

系統具體功能框架

1.  日常工作(消息欄、任務(wù)管理、執行審批、郵件管理)

2.  客戶(hù)管理（國外客戶(hù)、國內客戶(hù)、生產(chǎn)廠(chǎng)家、供應商、代理商、分銷(xiāo)商等）

3.  商品管理（商品管理、樣品管理、查詢(xún)統計分析）

4.  生產(chǎn)管理（生產(chǎn)計劃、生產(chǎn)進(jìn)度、庫存管理、質(zhì)檢管理）

5.  出口管理（報價(jià)單、預審合同、成本分析、出口定單、明細單、購貨合同、托單管理、出口業(yè)務(wù)進(jìn)程、運輸管理）

6.  進(jìn)口管理（進(jìn)口合同、成本分析、進(jìn)口業(yè)務(wù)進(jìn)程）

7.  單證管理（單證制作、單證審核、信用證、加工手冊、交單登記、交單查詢(xún)、結匯水單）

8.  配額管理（配額情況、配額預定、配額使用登記、配額查詢(xún)）

9.  核銷(xiāo)退稅（外管領(lǐng)單登記、核銷(xiāo)單登記、退稅申報、退稅登記、核銷(xiāo)查詢(xún)、退稅查詢(xún)）

10.  資金管理（費用管理、銷(xiāo)售臺帳、應收款、應付款）

11.  辦公管理（消息管理、訴訟管理、車(chē)輛管理、印章管理）

12.  綜合分析（統計分析、統計匯總、查詢(xún)統計）

13.  系統管理（基礎數據、數據備份、系統參數、編碼規則、操作日志）

解決方案特點(diǎn)

        系統進(jìn)入業(yè)務(wù)準備階段后，對業(yè)務(wù)進(jìn)行預算管理以減少操作風(fēng)險，預算內容經(jīng)過(guò)審批后，業(yè)務(wù)進(jìn)入具體的實(shí)施階段，操作人員圍繞預算單進(jìn)行外貿業(yè)務(wù)操作，操作圍繞著(zhù)資金，采購，銷(xiāo)售三條主線(xiàn)進(jìn)行，從而形成業(yè)務(wù)上的信息流，并在收付款、發(fā)貨等業(yè)務(wù)環(huán)節與資金系統、物流系統結合起來(lái)，形成資金流與物流的一個(gè)完整的閉環(huán)。而針對來(lái)進(jìn)料加工貿易，系統設計加工業(yè)務(wù)管理，通過(guò)商品等信息與采購、銷(xiāo)售業(yè)務(wù)管理相互關(guān)聯(lián)。這種的流程設計使系統層次清晰，操作規范，并使系統涵蓋了大部分進(jìn)出口貿易類(lèi)型?？蛇m用于不同貿易類(lèi)型為主的外貿公司。

具體體現在以下幾個(gè)方面：

1.  外貿公司的原始信息大多來(lái)源于業(yè)務(wù)數據。系統通過(guò)基礎信息碼表（客戶(hù)、商品等）實(shí)現統一標準化，在集團范圍內進(jìn)行統一管理?；A信息碼表獨立存在，既便于維護，又便于不同的系統調用;

2.  對外貿企業(yè)最為關(guān)心的公司職能部門(mén)內部考核和業(yè)務(wù)員的業(yè)績(jì)評價(jià)，本系統可以在各模塊間靈活取數，準確完成項目盈虧核算、合同核算及部門(mén)人員的績(jì)效考核;在本系統中可以隨時(shí)為企業(yè)各級管理者提供以下管理會(huì )計信息:例如，公司、業(yè)務(wù)部、業(yè)務(wù)員即時(shí)的商品盈虧、合同盈虧、項目盈虧分析表、庫存進(jìn)銷(xiāo)存分析表、應收帳款帳齡分析表。多幣種、多利率及補息計算功能，可以準確計算資金占用情況;

3.  按部門(mén)、項目、合同、商品、發(fā)票多角度進(jìn)行銷(xiāo)售分析，加強內部控制、及時(shí)調整商品結構及經(jīng)營(yíng)戰略。及時(shí)準確反映每張外銷(xiāo)發(fā)票的全部出口退稅進(jìn)度信息，避免出現少退多退稅問(wèn)題;

4.  科學(xué)管理和資金預測是每一個(gè)企業(yè)重要、必須的工作，它將直接影響公司的盈利情況。該系統對外貿企業(yè)的資金進(jìn)行嚴格、高效的規范化管理，對資金的管理控制表現為統一管理調度，有償使用。在確保資金運營(yíng)安全的基礎上，增強公司的資金調控、預測能力，方便查詢(xún)資金占用與資金流動(dòng)情況，減少不必要的損失;

5.  本系統涵蓋各類(lèi)進(jìn)出口業(yè)務(wù)，多種貿易類(lèi)型:包括自營(yíng)進(jìn)出口、代理進(jìn)出口、投標招標項目管理、來(lái)料加工貿易以及進(jìn)出口過(guò)程中的相關(guān)業(yè)務(wù)等。并設計了庫存接口和財務(wù)接口，以保證能順利進(jìn)行企業(yè)應用整合。多個(gè)系列產(chǎn)品高度集成，各系統使用同一個(gè)數據庫，并且對于一些基礎信息，使用統一的數據表，保證數據的一致性。各系統的數據可互相調用查詢(xún)，并將各系統數據整合使用。

6.  系統將進(jìn)出口相關(guān)的貿易按客戶(hù)、商品、國別、地區或貿易性質(zhì)進(jìn)行了劃分。將相關(guān)的進(jìn)出口業(yè)務(wù)均歸集為一個(gè)進(jìn)出口貿易形式，以便于對單一業(yè)務(wù)的合同進(jìn)行管理。

7.  作為外貿企業(yè)的領(lǐng)導審批制度是非常嚴格的，該系統除考慮到領(lǐng)導審批職能上的差異，還考慮到審批金額與審批類(lèi)型的不同。嚴格按照從業(yè)務(wù)員到部門(mén)經(jīng)理、總經(jīng)理的逐級審批手續，防止責權不清帶來(lái)的管理混亂;

8.  由于外貿企業(yè)業(yè)務(wù)員的高度集權制，使得領(lǐng)導很難進(jìn)行有效的業(yè)務(wù)監控。系統中權限管理功能可以設置多類(lèi)權限及數據權限:模塊權限、模塊操作權限和業(yè)務(wù)關(guān)系權限。模塊粗級權限控制某部門(mén)人員有某模塊操作權利。業(yè)務(wù)關(guān)系權限按部門(mén)人員、業(yè)務(wù)屬主、業(yè)務(wù)操作建立關(guān)系，不僅控制某人有某類(lèi)業(yè)務(wù)操作權利，還控制某人可以為他人進(jìn)行某類(lèi)業(yè)務(wù)操作權利。從而加強了企業(yè)監管力度;

9.  特有的授權機制，為了滿(mǎn)足外貿人員經(jīng)常性的出差異地，使得業(yè)務(wù)流轉耽擱及很難進(jìn)行有效的業(yè)務(wù)監控。系統中授權機制，即可以通過(guò)對某些數據的某些操作權限授權給其他人，這樣可以有效的保障業(yè)務(wù)的進(jìn)度。

10.  系統提供預警定義功能，可通過(guò)采集系統中的某些事件，向相關(guān)人員提供預警提示。

11.  系統中物流管理并不僅僅是貨物的流通，它還包括貨物流轉過(guò)程中的信息管理。主要包括備貨、出運、檢驗、到貨、非零庫存的出入庫管理，零庫存的出入庫、有關(guān)財務(wù)憑證的自動(dòng)生成等。

12.  對外貿易中的重要組成部分-貨幣支付環(huán)節及其管理構成了資金流。它的管理是按資金需求和資金回籠預測，對流動(dòng)資金實(shí)行部門(mén)定額管理，通過(guò)內部銀行進(jìn)行資金使用的罰、貸、存處理，以達到降低資金使用成本，科學(xué)合理地使用資金。資金管理包括的內容：嚴格的付款審批制度、用款計劃、支付預測、預收款管理等。

13.  系統中的信息流由客戶(hù)、商品和交易等基礎信息及這些信息資源的收集、管理和利用構成。特別是對客戶(hù)、商品等企業(yè)基礎信息數據的管理，采用嚴格的控制手段，實(shí)現充分的資源共享。對業(yè)務(wù)產(chǎn)生的各種信息可以進(jìn)行充分的分析與利用。